Tips om arkivering

ARKIVERING
NÅGOT MAN BÖR TÄNKA PÅ VID ARKIVERING

Börja med att utse en arkivarie på årsmötet. Den personen bör vara en med intresse av arkivering och dokumentation. Höj statusen på arkivarien roll!
Det är viktigt att utse en arkivansvarig som har den övergripande kontrollen över arkivvården.

Arkivinstruktionen bör innehålla föreskrifter om:
¤ arkivansvarig och dennes uppgifter.

¤ slutarkiv och former för hur handlingar överförs dit. • utformande av arkivbildningsplaner och gallringsbestämmelser.
¤ riksorganisationens arkivansvar mot övriga led (distrikt och föreningar/avdelningar).
¤ tillgång till arkivet för anställda, medlemmar och övriga.
Den arkivansvariges uppgifter är att:
¤ ansvara för arkivfunktionen.

¤ se till att handlingar hålls tillgängliga för anställda och andra som har tillstånd att ta del av dem.
¤ verkställa gallring enligt bestämmelser.
¤ ansvara för respektive enhets närarkiv och se till att handlingar successivt överförs dit.
¤ se till att följa arkivbildningsplan om sådan finns.
¤ se till att en arkivförteckning upprättas.

Arkivbildning
Ett viktigt inslag som går in under begreppet arkivvård är att organisera dagens informationsflöde som successivt bildar arkivet, samt att ta ställning till frågan om vad som ska bevaras och inte bevaras.

Häri ingår ofta regler för gallring (gallringsplan).

Gallring
Här nedan räknar vi upp sådant material som i allmänhet kan gallras efter en första genomgång.

Arbetspapper
Utkast, kladdar och referensmaterial kan kastas när det inte längre behövs. Här är det viktigt att kunna skilja på organisationens papper och egna arbetspapper.

Aktrensning
Innan en akt (handlingar i ett ärende) går till arkivering, rensar man den, tar bort kopior, oviktiga minnesanteckningar, meddelanden, tryck m m.

Kopior och överexemplar
Kan kastas under förutsättning att ett original finns och bevaras.Material av typen reklam, erbjudanden, protokoll, cirkulär och rapporter som tillkommit utanför den egna föreningen/organisationen kan kastas (förutsatt att dessa inte genererar ett ärende).

Vad ska vi spara och vad kan vi gallra?
Protokoll med bilagor. Egna original bevaras.

Kopior av utgående handlingar. Egna utgående brev, cirkulär, rapporter, verksamhetsberättelser m m bevaras. Meddelanden av oväsentlig karaktär kan gallras.
Diarier och postlistor. De är värdefulla och bör bevaras.
Register och liggare. Bevaras i Undantag är material av rutinkaraktär som gallras.
Inkomna handlingar. Korrespondens av vikt bevaras. Korrespondens av ren rutinkaraktär och utifrån inkommet material för kännedom (protokoll, cirkulär, rapporter) kan ofta gallras när praktiska behov att ha det kvar inte finns. Inkomna årsredogörelser och motsvarande från lokal nivå till distrikt och från distrikt till riksnivå kan i allmänhet gallras när de är inaktuella.
Ämnesordnade handlingar. Här bör bl.a. följande handlingar bevaras: handlingar rörande tävlingsverksamhet, utredningar, utbildning, konferenser, jubileer, avtal och kontrakt. Under denna rubrik hamnar material efter olika kommittéer, utskott. Avdelningar och projekt, vilket också bevaras.Ett stort problem är att viktigt och mindre viktigt ofta stort problem är att viktigt och mindre viktigt ofta punkten vara att bevara ett rimligt urval som speglar verksamheten.

Allt kan inte bevaras.
Räkenskaper. Bokföringslagen kräver att bokföringshandlingar bevaras under tio år. Det är dock vanligen praxis att bevara bokslut, huvudbokföring, grundbokföring och sidordnad bokföring, då dessa handlingar ger en god bild av föreningen.

Följande handlingar gallras när de inte längre behövs i den löpande verksamheten eller då den stipulerade bevarandetiden gått ut: uppgifter om frånvaro- och ledighet, tidrapporter, läkarintyg, kontrolluppgifter, kopior av lönebesked, lönelistor och lönespecifikationer, kontrolluppgifter, kontoutdrag, girobesked, postböcker, kassarapporter, avstämningslistor, remitteringslistor m m. Kolla upp vad som gäller när gäller löner.
Statistik. Egen upprättad statistik bör bevaras. Underlag för statistik (t ex enkätmaterial) kan i vissa fall gallras vid inaktualitet.
Kartor och ritningar. Bevaras om de har anknytning till verksamheten.
Fotografier, film, ljudband. Se längre fram.
Övriga handlingar. Funktionärers handlingar eller motsvarande kan komplettera övrigt material och bör bevaras.

Registrering och diarieföring
Många av de handlingar som kommer in till kansliet kan lätt hållas tillgängliga utan registrering.

Ordningsarbetet
1. Första steget i ordningsarbetet är att föra samman handlingar som utgör arkivet.

2. Nästa steg är att grovsortera efter olika typer av handlingar och sammanföra volymer till serier med liknande innehåll. Var
försiktig! Här gäller att försöka behålla den ursprungliga ordningen d v s att i största möjliga mån bevara handlingarna i den
struktur de vuxit fram. Detta för att lättare kunna förstå och följa handlingen i sitt sammanhang.
3. Ordna volymerna kronologiskt, alfabetiskt eller i annan naturlig ordning.
4. Töm pärmar, ta bort gem och plast. Förse lösa handlingar med omslag, där uppgift om innehåll och årtal anges. Lägg
handlingarna i arkivkartonger.
5. Nu är det dags att förteckna arkivet.

Allmänna arkivschemat
A Protokoll

Hit förs arkivbildarens egna besluts- och diskussionsprotokoll med bilagor. Protokoll som inkommit för kännedom läggs under huvudavdelning E (Inkomna handlingar/korrespondens).
B Utgående handlingar
Hit förs arkivbildarens egna arkivexemplar av Utgående handlingar samt egna upprättade handlingar.Det kan röra sig om kopior av utgående brev, cirkulär, egna exemplar av verksamhets- och revisionsberättelser eller egna exemplar av trycksaker.
C Diarier
Inom den enskilda sektorn förekommer diarier främst hos större organisationer och föreningar. Ett diarium är en kronologisk förteckning över in- och/eller utgående handlingar med uppgifter om åtgärd och vidare hantering av ärenden.
D Register och liggare
Till denna huvudavdelning förs register och liggare av olika slag, såvida de inte förs till huvudavdelning C (Diarier) eller till G (Räkenskaper). Det kan röra sig om bundna böcker, kortregister, lösbladssystem av andra slag, mikrofilm eller register förda med stöd av dator.
E Inkomna handlingar/korrespondens.
Hit förs utifrån kommande handlingar och handlingar inkomna från tjänstemän inom organisationen.

F Handlingar ordnade efter ämne
Till denna huvudavdelning förs handlingar som lagts i dossier, dvs. akter och handlingar som berör särskilda ämnen. Här ingår även matchprotokoll och t ex handlingar som rör utredningar m.m.

G Räkenskaper
Hit förs räkenskaper av olika slag, såväl egna upprättade som inkomna.
H statistik
Hit förs egen upprättad statistik, baserad på t ex på inkomna rapporter. Här ingår tävlingsstatistik och rankinglistor.
J Kartor och ritningar
Hit förs kartor och ritningar, men också register över kartor och ritningar.
K Fotografier
Här redovisas fotografier och filmer jämte register till dessa.
L Tryck
Hit förs egna trycksaker som inte redovisats på annan samt pressklipp. Under rubriken ingår den egna tidningen och kalendern.
Ö Övriga handlingar
Under denna huvudavdelning kan föras enskilda efterlämnade handlingar om de inte är att betrakta som särskilda arkiv. Här återfinns också handlingar som inte går att föra till annan huvudavdelning. Man brukar försöka utnyttja huvudavdelning. Man brukar försöka utnyttja huvudavdelning Ö så lite som möjligt.

Tekniska frågor
Papper och skrivmaterial.
Viktiga handlingar som man tänker bevara för Viktiga handlingar som man tänker bevara för papper och med arkivbeständig skrift. Detta gäller främst beslutshandlingar, exempelvis protokoll.
Information om godkänt skrivmaterial kan beställas från Sveriges Provnings- och forskningsinstitut.

Arkivkartonger
Handlingar som inte binds in bör så snart de är inaktuella föras över till arkivkartonger. Innanpärmarna töms och läggs i arkivkartonger ska all plast och alla gem avlägsnas.Kartongerna bör förses med etiketter som anger namn och volymens signum. I annat fall skriver man uppgifter med blyerts på kartongens rygg.

Fotografier, film, diabilder, video och ljudband
Ett fotografis värde ökar avsevärt om man på baksidan antecknar vad bilden föreställer, tidpunkt och uppgift om i vilket sammanhang bilden togs. Detta identifieringskrav gäller också film och ljudband. Identifieringsproblemen brukar vara särskilt stora när det gäller negativ. För därför gärna register över dessa. Fotografier bör ej monteras i plastfickor. De ska förvaras mörkt, torrt, svalt och i ren miljö.
Om det är möjligt bör fotografier, negativ och diabilder även förvaras i syrafritt material. Alla fotografier kommer på sikt att förstöras, men processen kan fördröjas genom lämplig förvaring. Vid hantering av fotografier bör helst bomullsvantar användas. Vill man spara diabilder bör en arkivkopia som inte används också sparas. För att öka bildernas tillgänglighet finns också möjligheten med inscanning.
Spelfilm bör förvaras i jämn temperatur (svalt), rent och torrt. Filmer före 1950-talets mitt kan vara gjorda av nitratbas och därmed riskera att självantända. De måste omkopieras till acetatbas. Då tekniken hela tiden förändras bör man även se över eventuell omkopiering av andra äldre filmsorter.Video är ett sämre lagringsmedium än spelfilm. Men har fördelen att lätt kunna visas. Videoband ska förvaras dammfritt, men måste kopieras över till nytt band efter en viss tid. Ljudband och kassetter som ska sparas måste hålla god kvalitet. Här gäller också frågan om eventuell omkopiering från äldre teknik till nyare teknik.

Att tänka på:
Papper är i dagsläget bland det säkraste bevarandemediet.
Plast bör undvikas i samband med slutförvaring av arkivhandlingar. Detta gäller särskilt PVC-plast. Anledningen till detta är att plasten är för tät och dessutom påverkar skriften.

Förvaringsfrågan
Om arkivet förvaras i klubbstugan och föreningslokalen ska man ha i åtanke att det där kan utsättas för inbrott, skadegörelse, översvämning eller brand. Se därför över förvaringsfrågan en extra gång.
En säker förvaring kan i många fall rädda arkivbeståndet från att förkomma. Arkivhandlingarna bör skyddas mot brand och fukt. Genom att samla ihop materialet på ett ställe får man bättre kontroll över materialet. Då det gäller den långsiktiga förvaringen av arkivet finns två alternativ, antingen förvara arkivet i egna lokaler eller deponera arkivet på arkivinstitution.
Om man nu väljer egen förvaring finns en del att tänka på. En bra arkivlokal bör vara förlagd i ett stenhus. Dörr, väggar, golv och tak bör hålla brandklass. Arkivlokalen ska vara fri från vattenledningar, sakna fönster, ha god luftcirkulation och ha strömbrytare utanför dörren. Temperaturen bör ligga omkring 20 grader, luftfuktigheten 40-60 ligga omkring 20 grader, luftfuktigheten 40-60 procent.

Föremål
Det skrivna och/eller tryckta materialet som berättar om vår idrottshistoria och som därför måste bevaras på bästa sätt. Idrottshistoria utgörs emellertid också i hög grad av faktiska föremål. De flesta idrottsföreningar äger föremål som speglar föreningens äger föremål som speglar föreningens standar och andra textilier. Dessutom finns föremål från kända och okända idrottspersonligheter gömda i garderober, på vindar och i förråd. Alla föremål, hur slitna de än må vara, kan på ett konkret sätt berätta något om vår idrottshistoria och därmed också om den svenska kulturhistorien.Vid ett jubileum är det oftast extra angeläget att ta fram och visa upp något föremål från föreningens historia. Men då gäller det förstås att man har sparat något!
Om tar emot föremål utifrån är det viktigt att skriva ett gåvoavtal. Har man inte rutiner eller ej har möjlighet att ta emot gåvor, bör man kontakta närliggande lokalt museum ( idrotts-, stads- eller länsmuseum) för att få hjälp.
En annan ofta förbisedd sida av den svenska idrottshistorien utgörs av alla idrottsanläggningar, klubbhus, föreningslokaler och andra byggnader med idrottslig anknytning som finns runt om i landet.Det kan gälla allt från den lokala idrottsplatsen till den nationella arenan. Därför är det av vikt att i möjligaste mån bevaka olika idrottsplatsers historia och framtida utveckling. Man kan med fördel vända sig till länsmuseernas byggnadshistoriska avdelningar eller motsvarande för eventuella frågor.

Kontakta gärna Gotlands Idrottshistoriska Förening. Mailadress: kjellsie@hotmail.com eller mobil Kjellåke Nordström 073-6275927 så kan vi gemensamt lösa en hel del problem.